06-12.02.2011 Vizită de studiu Olanda

Prima pagina

În perioada 06-12 februarie 2011 s-a desfăşurat în Olanda  cea de-a patra vizită de studiu din cadrul proiectului "Realizarea arhitecturii sistemului informaţional şi a structurii bazei de date economico - financiare ale autorităţilor administraţiei publice locale - BDAPL".

Programul a debutat cu o ședință de lucru ce s-a desfășurat la Asociația Municipalităților din Olanda (VNG International), unde membrilor echipei de proiect din România li s-a făcut o prezentare generală cu privire la situația Administrației publice locale din Olanda și au fost evidenţiate informații despre stadiul programelor de e-guvernare din această țară. Alte ședințe de lucru au avut loc, în cadrul Ministerului de Finanțe, în cadrul Ministerulului de Interne, la Municipalitatea din Haga şi la Municipalitatea din Haarlem, precum și la sediul unor companii și organizații care au implementat sisteme informatice, precum  Logica sau Institutul King.

Cifre și date despre Olanda

Olanda este o monarhie constituțională, cu o democraţie reprezentativă parlamentară – parlament multipartit democrat. Regina Beatrix este șeful statului, dar sistemul de guvernare se bazează pe motto-ul ,,Regele domneşte, dar nu guvernează“. 

Ca atare, Olanda este un stat unitar descentralizat pe 3 straturi: administraţia centrală, Guvernul provincial și consiliile locale.

Nu există nici o ierarhie între cele trei straturi de guvernare, dar există ierarhie în legi (central, provincial, local).

Guvernul Central este ales pentru un mandat de 4 ani iar la mijlocul mandatului sunt alegeri locale care nu sunt sincronizate cu alegerile naționale.

Statistic sunt 4 orașe, dintre care Amsterdam, Rotterdam şi Haga au 60% din populație, 100 de municipalități au încă 20% și restul de 300 de municipalități au restul de 20% din populaţie.

Gradul de descentralizare la nivelul Administrației Publice Locale este unul destul de ridicat, doar 30-35% fiind impus de către structurile superioare.

Asociația Municipalităților din Olanda: legătura dintre cetățean și Guvern

Politica națională a guvernului nu se sincronizează întotdeauna cu politica la nivel local. Astfel că, în Olanda există o singură structură asociativă, VNG (Asociația Municipalităților din Olanda), structură ce reprezintă municipalitățile în relația cu celelalte instituții ale statului, această asociație propunându-și o reală îmbunătățire a serviciilor administrației locale.

VNG este și primul punct cu care cetățeanul intră în contact atunci când dorește să se adreseze structurilor din administrația publică centrală și locală și, de aceea, asociația și-a propus să dovedească cetățeanului că merită încredere și că este o organizație performantă. În acest sens și-a propus o întreagă campanie de îmbunătățire a serviciilor oferite de administrația locală (municipalitățile), guvernanța electronică și serviciile IT&C fiind instrumente importante în apropierea dintre cetățean și autoritățile statului.

KING - e-Services

În privința serviciilor IT&C, VNG a înființat, în urmă cu un an și jumătate, un institut de monitorizare a calității serviciilor oferite de municipalități - KING, institut care are și rolul de a optimiza calitatea serviciilor (directe și indirecte) oferite de municipalități către cetățeni.

KING a definit, practic, conceptul de calitate a serviciului electronic, acesta fiind măsurat prin atenția care i se acordă cetățeanului de către municipalitate. Toate serviciile electronice se bazează pe serviciile clasice, dar le fac pe acestea mai eficiente și mai ieftine. Pentru a ajunge aici,  institutul a creat standarde de calitate pentru servicii (GEMMA). Ulterior aceste standarde au fost impuse prin lege. Au fost astfel stabilite standarde minime pe care municipalitățile trebuie să le îndeplinească în prestarea serviciilor electronice, de exemplu: obligația legală este ca în termen de 8 săptămâni municipalitatea să răspundă la orice tip de solicitare.

Trebuie însă avut în vedere faptul că un sistem informatic este necesar și folositor doar în cazul în care oamenii se folosesc de informație pentru a crea schimbarea.

De aceea, un concept interesant utilizat de institutul KING este acela de a pune întrebări funcţionarului care s-ar afla în ipostaza de cetăţean, de ex. "Eu m-aș putea servi la ghișeu? Cum aș face-o?"

Bazându-se pe standardele create și agreate la nivel național, un alt serviciu oferit municipalităţilor de către KING este cel de certificare şi recomandare a furnizorilor. King oferă certificate furnizorilor pentru conformitatea serviciilor prestate către municipalităţile locale cu aceste standarde.

Totodată, deoarece la nivel central nu se realizează analize încrucișate, institutul KING joacă și un rol de analist al impactului aplicării unor modificări legislative la nivelul municipalităţilor. La solicitarea Guvernului, KING realizează, contra cost, astfel de analize de impact.

Printre instrumentele utilizate de institutul KING pentru realizarea acestor analize se numără: consultările cu experți din toate municipalitățile, inclusiv experți independenți acolo unde nu există personal calificat la nivelul municipalităţilor; baza de date proprie cu informaţie colectată din toate domeniile; formularele standard cu întrebări pre-definite; precum și instrumentele adoptate și utilizate de UE pentru testarea legislației noi.

Sursa datelor utilizate pentru analize de impact a modificărilor legislative este de la:

CBS (Biroul Central de Statistică)
ICTU / Logius - primii colectează informațiile din chestionare, ceilalți asigură mentenanța acestor instrumente
Cercetare.

Pentru construcţia bazei de date proprii, KING a luat informații din diverse domenii de la municipalităţi, le-a compilat, și după aceea a rugat municipalitățile să verifice datele colectate pentru corectitudine. Toate datele au fost actualizate în urma verificărilor.

Totuși, trebuie menționat faptul că raportarea datelor de către municipalităţi către această bază de date nu este o obligație impusă de lege, ci se face în regim de voluntariat, astfel încât dacă municipalitățile consideră că e util să participe la această bază de date şi întrevăd beneficii de pe urma acesteia, atunci vor transmite datele solicitate.

În faza următoare KING urmează să creeze un instrument de monitorizare de tip dashboard (tablou de bord) astfel încât să ofere suport decizional :
la nivel național, strategic
la nivel național, tactic
la nivel local.

Este important de subliniat faptul că, pentru implementarea acestui proiect, au fost în prealabil consultate toate municipalitățile. Consultările au început în noiembrie 2010, iar prețul estimativ al proiectului este între 100.000 și 1 milion de euro. Finanțarea urmează a se asigura din fondul comun al municipalităților și din bugetele ministerelor interesate. Acest instrument informatic va fi utilizat de municipalități şi de ministere, la nivel operațional, în anumite programe/proiecte.

Practic, în acest fel, KING va asigura o imagine foarte clară asupra aspectelor unde e necesar ca municipalitățile să fie asistate. 

Gestionarea acestui sistem informatic va fi făcută de KING din punct de vedere operaţional, ICTU urmând a asigura mentenanţa din punct de vedere tehnic.

GovUnited

Un alt element semnificativ în programele de e-guvernare din Olanda îl constituie programul GovUnited, dezvoltat de compania Logica, unul din furnizorii VNG, program ce are ca scop implementarea de sisteme unitare de gestionare a problemelor la nivelul municipalităților, în regim Software as a Service.

Pornind de la faptul că fiecare municipalitate avea o gamă largă de produse software, programe şi proiecte și că existau frecvent schimbări structurale ale politicilor la nivelul Administrației Publice Locale, ceea ce presupunea un efort uriaș pentru menţinerea şi funcţionarea sistemelor municipalităţilor în acest mod, s-a hotărât demararea programului GovUnited şi schimbarea modului de abordare a problemelor.

Inițiativa a venit din partea municipalităților, care urmăreau în primul rând ca cetățeanul să fie informat și în cel de-al doilea rând doreau ca toate informațiile să fie în același loc și să fie disponibile. Conform filozofiei programului GovUnited, dacă  toate informațiile se află într-un singur loc, atunci se îmbunătățește controlul asupra proceselor și, dacă există control asupra proceselor în întregime, atunci un sistem de semafoare va ajuta pentru identificarea locurilor unde trebuie investit efort suplimentar. În plus, dacă angajații au acces la toate informațiile, le pot controla și  vor fi mult mai mulțumiți şi eficienţi.

Standardele utilizate în sistem au fost realizate de institutul KING și ICTU, iar  găzduirea serviciului de mai sus este realizată de un operator de pe piața liberă, focusul rămânând pe livrarea serviciilor.

Pentru evaluarea satisfacției cetățenilor privind serviciile electronice implementate în program și pentru identificarea altor servicii solicitate de cetățeni, Logica, iniţiatorul şi implementatorul acestui program naţional, a angajat o companie numită TNS Nippo (http://www.tns-nipo.com/pages/home.asp) care se ocupă de aceste cercetări de piață.

În prezent există 70 de membri ai programului (municipalități) și se speră ca după publicarea beneficiilor şi mediatizarea acestora să adere la program și celelalte municipalități.

Vizita la Ministerul Finanțelor 

Detaliile despre politica de bugetare a Olandei au fost prezentate în cursul ședinței de lucru ce s-a desfășurat la Ministerul de Finanțe. Aici, membrii delegației române au putut afla că există un sistem informatic pentru bugetare,  integrat cu toate ministerele, și care se numește IBOS (Butch Budget Management Information System).

Fluxul pe scurt este următorul:

Propunerea de buget vine de la Ministerul de Resort,
Există apoi discuţii între Ministerul de Resort și Ministerul de Finanțe, discuţii care se finalizează cu aprobarea în sistem a bugetului de către Ministerul de Finanțe.
Sedinţă între Ministrul de Finanţe şi Miniştrii de Resort finalizată cu aprobarea şi semnarea (pe hârtie) a bugetului naţional
Bugetul este alocat de către Ministerul de Finanţe către Ministerul de Resort

În sistemul informatic se pot încărca și informații despre execuția bugetară multianuală, iar informațiile din sistem sunt direct exportabile în formate, de exemplu Excel. Sistemul informatic a fost realizat utilizând tehnologie Oracle.

Principalele caracteristici ale acestui sistem:
Suportă execuție bugetară multianuală.
Între ministere se folosesc linii normale de comunicație
Nu folosește semnătura electronică, token-uri sau alte dispozitive de acest tip

În ceea ce privește colectarea datelor financiare și non-financiare:
Municipalitățile sunt responsabile pentru subvenții specifice
Informațiile sunt date la ministerele de resort.

Raportarea Financiară

În ceea ce privește sistemul de raportare financiară, în anul 2004 Guvernul Central a cerut ca toate sistemele autorităților locale să fie interconectate și compatibile cu sistemul informatic al Ministerului de Finanțe, ceea ce a condus la nevoia dezvoltării unui sistem informatic integrat la nivelul întregii țări.

Pentru ca acest tip de sistem informatic să funcționeze la parametrii optimi, din 2004 indicatorii financiari se raportează trimestrial. Până în 2004, aceste cifre se raportau o dată pe an. Pentru acomodarea la noile standarde de raportare, Guvernul a permis totuși orașelor mari, timp de 5 ani, să raporteze datele cu o mică întârziere față de termenele legale.

Astfel că, una din principalele lecții învățate din implementarea acestui sistem informatic a fost aceea că trebuie avut neapărat în vedere timpul de tranziție către un nou sistem, mai ales dacă vorbim de o modificare la nivel național.

Această concluzie le-a fost prezentată și membrilor echipei BDAPL, care au aflat în acest fel că factorii care asigură succesul unui astfel de sistem constau în: claritatea liniilor directoare trasate de Guvernul Central; faptul ca necesitățile de raportare ale Guvernului să nu se schimbe foarte des; prevederea unui timp de implementare și acomodare care să permită o utilizare eficientă a sistemului; utilizatorii să fie instruiți / educați la toate nivelele – management, controlori, contabili.

De asemenea, gazdele au explicat delegației române că municipalitățile au făcut reorganizări interne pentru a putea utiliza astfel de produse informatice, după care au constatat că prin utilizarea sistemului central al Guvernului orice municipalitate poate să vadă o situație foarte clară a sa și se poate compara cu alte municipalități pe domenii similare. Practic, reprezentanții administrației publice locale pot compara cheltuielile și pot cerceta modul în care alte municipalități au făcut economii în plus.

În continuare, municipalitățile se sprijină unele pe altele împărtășindu-și experiența la seminarii comune, întâlniri și ședințe, prin publicații locale și centrale, vizite de studii și schimb de experiență și utilizând un sistem informatic de knowledge sharing dezvoltat de VNG, sistem ce include standarde, best practices și alte informații utile.

12 registre de date naționale

Mai trebuie spus că, în Olanda, la acest moment există 12 registre de date naționale: ca de ex. evidenţa populației, registrul comerțului etc. Toate au fost informatizate, printr-un proiect coordonat de Ministerul de Interne. Costurile actuale ale proiectului au ajuns la aproximativ 200 de milioane de euro, proiectul fiind demarat în anul 2000.

Fiecare registru are propria legislație care îl reglementează (persoane, întreprinderi, locuințe și construcții)  și toate agențiile guvernamentale și locale (peste 1.000) sunt obligate să folosească și să actualizeze aceste registre de bază

Unele registre sunt accesibile publicului larg (registrul comerțului, registrul auto) însă unele nu (cum sunt cele care cuprind date personale).  Registrele de bază sunt interconectate pentru a se asigura transparența și verificarea informației: de exemplu atunci când se realizează verificarea veniturilor unei persoane, se pot face verificări privind casele proprietate personală, mașinile, etc., ca să se vadă dacă există discrepanțe.

Încheiere vizită de studiu Olanda

În final, toate aceste concluzii au fost prezentate la ambasada României din Olanda, în prezența Domnului ambasador Călin Fabian și a Domnului Radu Boroș,  unde au fost analizate și beneficiile obținute în cadrul acestei vizite de studiu, dar a fost stabilit și modul de implementare în România a lecțiilor învățate în Olanda.

16.02.2011

olanda01.JPG
olanda02.JPG
olanda03.JPG
olanda04.JPG
olanda05.JPG
olanda06.JPG
olanda07.JPG
olanda08.JPG
olanda09.JPG
olanda10.JPG
olanda11.JPG
olanda12.JPG
olanda13.JPG
olanda14.JPG
olanda15.JPG
olanda16.JPG
olanda17.JPG
olanda18.JPG
olanda19.JPG
olanda20.JPG
olanda21.JPG
olanda22.JPG
olanda23.JPG
olanda24.JPG
DSC_0146.JPG
DSC_0213.JPG
Protejează mediul înconjurător!
Protejează mediul înconjurător! Gândeşte-te
la mediu înainte de a printa aceste pagini!
Redu! Reciclează! Reutilizează!
Pentru informaţii detaliate despre celelalte programe cofinanţate de Uniunea Europeană, vă invităm
să vizitaţi www.fonduri-ue.ro. Conţinutul acestui material nu reprezintă în mod obligatoriu poziţia oficială
a Uniunii Europene sau a Guvernului României.